“I contenuti e le informazioni della posta elettronica sono tutelati costituzionalmente a garanzia di segretezza ma riguardano anche l’organizzazione del lavoro”.
In questo quadro, si legge nel Vademecum Garante privacy lavoro, è opportuno che il datore di lavoro:
- renda disponibili indirizzi di posta elettronica condivisi tra più lavoratori (ad es. ufficioreclami@società.com) affiancandoli a quelli individuali (ad es. rossi@società.com) e;
- valuti la possibilità di attribuire al lavoratore un diverso indirizzo destinato ad un uso privato.
Il datore di lavoro può mettere a disposizione di ciascun lavoratore apposite funzionalità di sistema che consentano di inviare automaticamente, in caso di assenze programmate, messaggi di risposta che contengano le “coordinate” di un altro lavoratore.
Si può inoltre:
- in caso di assenze prolungate, consentire al lavoratore di delegare un altro lavoratore (fiduciario ) a leggere i messaggi di posta e a inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per l’attività lavorativa;
- in caso di assenze non programmate (ad es. per malattia), qualora il lavoratore non possa attivare la procedura descritta sopra, il datore di lavoro può incaricare altro personale (ad esempio l’amministratore di sistema) di gestire la posta del lavoratore, avvertendo l’interessato e i destinatari*.
Più in generale, per l’uso di internet, intranet e della posta elettronica aziendale, spetta al datore di lavoro adottare idonee misure di sicurezza:
- per assicurare la disponibilità e l’integrità dei sistemi informativi e dei dati;
- ma anche per prevenire utilizzi indebiti.
Spetta ancora al datore di lavoro di informare, chiaramente e in modo dettagliato, i dipendenti:
- su quali siano le corrette modalità di utilizzo degli strumenti messi a disposizione e;
- in che misura e con quali modalità vengono effettuati controlli**.
* Di tale attività dovrebbe essere redatto apposito verbale e informato il lavoratore interessato.
** Anche in accordo con le organizzazioni sindacali, utilizzando, se del caso, un disciplinare interno, chiaro e aggiornato.
Leggi: Privacy e lavoro il vademecum del Garante
Continua giovedì 14 maggio 2015: uso dati biometrici sul lavoro
